Blog
Cách tạo danh sách checklist trong Microsoft Word
Nội dung bài viết
Người dùng hoàn toàn có thể tạo toàn bộ danh sách checklist trong Microsoft Word. Sử dụng Microsoft Words và hàng loạt các tính năng mà trình xử lý văn bản cung cấp cho người dùng, bạn có thể thoải mái tạo danh sách checklist với bao nhiêu mục tùy thích và sau đó bạn có thể đánh dấu.
- Lên kế hoạch cho một chuyến đi và cần lập danh sách checklist cho mọi thứ bạn cần hoàn thành trước khi bạn có thể khởi hành?
- Bạn đang lên kế hoạch nấu món gì đó theo công thức và cần đảm bảo rằng bạn thực hiện từng bước đơn lẻ và thực hiện theo đúng trình tự?
Đây chính xác là những loại tình huống chỉ đơn giản là liệt kê danh sách checklist và bạn có thể dễ dàng tạo danh sách checklist bằng Microsoft Word.
Người dùng có thể tạo hai loại danh sách checklist khác nhau bằng Microsoft Word
- Danh sách checklist có hộp kiểm và dấu kiểm thay vì dấu đầu dòng hoặc số (đây là loại danh sách checklist được khuyến nghị cho những người dùng muốn tạo danh sách checklist và sau đó in ra để họ có thể checklist các mục trên đó bằng tay)
- Và danh sách mà bạn có thể checklist trong chính Word (đây là loại danh sách checklist được khuyến nghị cho những người dùng muốn có thể checklist các mục ngoài danh sách trong chính Word thay vì in danh sách ra ngoài và điều này loại danh sách checklist yêu cầu người dùng thêm kiểm soát nội dung vào danh sách checklist mà họ tạo).
Cách tạo danh sách checklist trong Microsoft Word
Khả năng tạo danh sách checklist tồn tại ở tất cả các phiên bản Microsoft Word – từ Microsoft Word 2007 cho đến Microsoft Word 2016. Tuy nhiên, các bước chính xác bạn cần thực hiện để tạo danh sách checklist trong tài liệu Microsoft Word hơi khác nhau giữa các phiên bản Microsoft Word khác nhau.
Không cần phải làm gì thêm, đây là cách bạn có thể tạo danh sách checklist về cơ bản bất kỳ phiên bản Microsoft Word nào hiện đang và thường được sử dụng:
Tạo danh sách checklist có dấu đầu dòng với các hộp kiểm thay vì dấu đầu dòng
Nếu bạn chỉ muốn tạo danh sách checklist với các hộp kiểm mà bạn có thể tạo và sau đó in ra để bạn có thể checklist các mục bằng tay, bạn có thể tạo danh sách checklist có dấu đầu dòng với các hộp kiểm thay vì dấu đầu dòng và sau đó in nó. Để làm như vậy, bạn cần:
- Khởi chạy Microsoft Word và tạo một tài liệu mới.
- Gõ ra danh sách các mục (sử dụng đạn hoặc số ), bạn muốn tạo ra một danh sách checklist.
- Khi bạn đã gõ xong toàn bộ danh sách, hãy đánh dấu và chọn nó. Các bullets hoặc số bạn sử dụng cho danh sách sẽ không được đánh dấu, nhưng đừng lo lắng.
- Điều hướng đến tab Home trong thanh công cụ và nhấp vào mũi tên bên cạnh tùy chọn Bullets option trong phần Paragraph .
- Bấm vào Define New Bullet…
Bấm vào Symbol….
Mở menu thả xuống nằm ngay bên cạnh Font: và nhấp vào font chữ ký hiệu được cài đặt trên máy tính của bạn ( chẳng hạn như Wingdings ) để chọn nó.
Cuộn qua danh sách các biểu tượng có sẵn, tìm kiếm một biểu tượng là một hộp kiểm hoặc giống. Nếu bạn không tìm thấy một biểu tượng như vậy trong font chữ bạn đã chọn, chỉ cần chuyển sang một font chữ ký hiệu khác. Khi bạn tìm thấy hộp kiểm bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào hộp kiểm đó để chọn và nhấp vào OK .
Bấm vào OK trong hộp thoại Define New Bullet. Ngay sau khi bạn làm như vậy, mọi mục trong danh sách bạn nhập ra sẽ có một hộp kiểm bên cạnh, biến danh sách thành một danh sách kiểm tra.
Khi bạn đã có danh sách kiểm tra của mình, bạn có thể chỉ cần lưu tài liệu Word và in danh sách kiểm tra ra nếu bạn muốn.
Tạo một danh sách checklist mà bạn có check các mục trong Word
Trên Microsoft Word, bạn cũng có thể tạo danh sách checklist mà bạn có thể tương tác bằng chính Word. Bạn có thể lưu danh sách checklist dưới dạng tài liệu Word và sau đó đánh dấu các mục trên máy tính bằng Word. Để tạo danh sách checklist, bạn có thể đánh dấu các mục trong Word, bạn cần:
Trên Microsoft Word 2007
- Khởi chạy Microsoft Word và tạo một tài liệu mới.
- Điều hướng đến tab Insert trên thanh công cụ, nhấp vào Table trong phần Tables và nhấp vào Insert Table …
- Nhập 2 vào trường số cột Number of columns và nhập số lượng hàng mà bạn muốn có trong bảng cho tuy nhiên nhiều mục mà danh sách checklist của bạn có vào trường số hàng Number of rows . Sau khi hoàn tất, nhấp vào OK và bảng của bạn sẽ được tạo.
- Nhấp chuột vào nút biểu tượng Microsoft Office ở góc trên cùng bên trái của màn hình của bạn, nhấp chuột vào Word Options trong menu xuất hiện, và trong Popular tab, bật tùy chọn Show Developer tab trong tùy chọn Ribbon bằng cách check hộp kiểm nằm trực tiếp bên cạnh nó. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK
- Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng bạn đã tạo ở bước 3 , điều hướng đến tab Developer trong thanh công cụ và nhấp vào Legacy Tools trong phần Controls .
- Click vào Check Box Form Field dưới Legacy Forms . Khi bạn làm như vậy, một hộp kiểm sẽ xuất hiện ở ô trên cùng bên trái của bảng. Nếu hộp kiểm có nền màu xám, hãy nhấp vào Legacy Tools trong phần Controls của tab Developer và nhấp vào Form Field Shading để vô hiệu hóa nó và xóa nền màu xám.
- Từng ô một, nhấp vào từng ô của bảng mà bạn muốn có hộp kiểm và nhấn Ctrl + Y trong từng ô để chèn hộp kiểm.
- Khi bạn đã thêm một hộp kiểm vào mỗi ô trong cột bên trái, hãy bắt đầu nhập các mục tạo nên danh sách checklist của bạn vào mỗi ô ở cột bên phải.
- Nhấp chuột phải vào bảng, di chuột qua AutoFit và nhấp vào AutoFit to Contents để chọn nó.
- Nhấp chuột phải vào bảng, nhấp vào Table Properties, điều hướng đến tab Table, nhấp vào Options, nhập một số đại diện cho lượng không gian bạn muốn có giữa một hộp kiểm và mục danh sách checklist mà nó tương ứng (số được đề xuất là 0,02 ) vào các hộp Trái Left và Phải Right , và nhấp vào OK .
- Trong tab Table của Table Properties , bấm vào Borders and Shading, điều hướng đến tab Borders, bấm vào None có trong Setting và bấm vào OK . Bất kỳ đường viền nào bạn nhìn thấy trên bàn sau khi làm như vậy sẽ chỉ để cho bạn biết vị trí của đường viền của bảng. Những đường viền này sẽ không hiển thị trong bất kỳ bản in nào.
Tại thời điểm này, bạn đã tạo thành công danh sách checklist trong Microsoft Word 2007. Tuy nhiên, để có thể đánh dấu các mục ngoài danh sách checklist này bằng cách chỉ cần nhấp vào hộp kiểm tương ứng của chúng, bạn cần phải khóa tài liệu.
Tuy nhiên, khi tài liệu bị khóa, bạn sẽ chỉ có thể đánh dấu các mục ngoài danh sách checklist – bạn sẽ không thể chỉnh sửa bất kỳ phần nào khác của tài liệu trừ khi bạn mở khóa tài liệu trước.
Để khóa danh sách checklist để bạn có thể đánh dấu các mục trong Microsoft Word, bạn cần:
- Nhấp vào Design Mode trong phần Controls của tab Developer để đảm bảo rằng nó đã bị vô hiệu hóa .
- Nhấp vào Protect Document trong phần Protect của tab Developer và nhấp vào Restrict Formatting and Editing (Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa) .
- Dưới Editing restrictions, bật tùy chọn Allow only this type of editing in the document bằng cách chọn hộp kiểm của nó.
- Trong danh sách các hạn chế chỉnh sửa có sẵn, hãy chọn Filling in forms .
- Trong Start enforcement , bấm vào Yes, Start Enforcing Protection.
- Gán mật khẩu cho tài liệu (để chỉ những người dùng biết mật khẩu mới có thể mở khóa tài liệu) bằng cách nhập mật khẩu vào trường Enter new password (optional) , rồi xác nhận mật khẩu.
Nếu bạn chọn bỏ qua bước này và không chỉ định mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể mở khóa và chỉnh sửa tài liệu.
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể checklist các mục trong danh sách checklist của mình bằng cách chỉ cần nhấp vào hộp kiểm tương ứng của chúng. Nếu bạn muốn chỉnh sửa bất kỳ phần nào khác của tài liệu, bạn có thể chỉ cần mở khóa nó bằng cách nhấp vào Protect Document trong phần Protect của tab Developer , nhấp vào Restrict Formatting and Editing và nhấp vào Stop Protection trong hộp thoại Protect Document . Nếu bạn mở khóa tài liệu có chứa danh sách checklist, hãy nhớ khóa nó sau đó để có thể tiếp tục checklist các mục của danh sách checklist.
Trên Microsoft Word 2010, 2013 và 2016
- Bấm vào File > Options > Customize Ribbon
- Mở menu thả xuống nằm ngay bên dưới Customize the Ribbon: và nhấp vào Main Tabs để chọn nó. Trong Tabs Main danh sách hiện ra, cho phép các nhà phát triển lựa chọn bằng cách checklist hộp kiểm nằm trực tiếp bên cạnh nó, và click vào OK .
- Nhấp vào + để mở rộng tab Developer , sau đó nhấp vào + để mở rộng phần Controls của tab Developer, hãy nhấp vào tùy chọn Check Box Content Control và sau đó nhấp vào bên phải của hộp.
- Chọn Check Box Content Control và nhấp vào OK .
- Nhấp vào nút Check Box Content Control trong phần Controls của tab Developer để chèn hộp kiểm vào bất kỳ vị trí nào của con trỏ chuột và tạo danh sách kiểm tra mới trên vị trí đó trong tài liệu.
- Nhấn phím Mũi tên Phải hai lần rồi nhập bất kỳ thứ gì bạn muốn trở thành mục đầu tiên trong danh sách kiểm tra của bạn ngay bên cạnh hộp kiểm đã được chèn.
- Đánh dấu và chọn hộp kiểm và tổ hợp mục danh sách kiểm tra mà bạn vừa tạo, đồng thời nhấn Ctrl + C để tạo bản sao của kiểm soát nội dung hộp kiểm.
- Di chuyển đến dòng tiếp theo và nhấn Ctrl + V để dán điều khiển nội dung hộp kiểm bạn đã sao chép ở bước cuối cùng và chỉ cần nhập mục tiếp theo trong danh sách của bạn thay cho mục danh sách kiểm tra đã sao chép. Lặp lại bước này và tiếp tục lặp lại cho đến khi bạn đã tạo toàn bộ danh sách kiểm tra của mình.
- Chọn danh sách kiểm tra bạn vừa tạo và nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại Paragraph trong phần Paragraph của tab Home
- Gõ 0.25 trong Left dưới Indentation, chọn tùy chọn Hanging dưới Special , và click vào OK khi bạn đã hoàn tất.
Tiếp theo, bạn cần thực sự khóa danh sách kiểm tra (và tài liệu chứa nó) để bạn có thể kiểm tra các mục ngoài danh sách bằng chính Microsoft Word. Làm như vậy:
- Chọn danh sách kiểm tra bạn đã tạo.
- Click vào Group và sau đó vào Group trong phần Controls của tab Developer .
- Giờ đây, bạn sẽ có thể kiểm tra trực tiếp các mục trong danh sách kiểm tra của mình trong Word bằng cách chỉ cần nhấp vào hộp kiểm nằm ngay bên cạnh các mục bạn muốn đánh dấu.
- Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi bất kỳ điều gì khác trong danh sách kiểm tra. Bạn sẽ phải mở khóa nó bằng cách chọn danh sách kiểm tra và nhấp vào Group rồi nhấp vào Ungroup trong phần Controls của tab Developer. Nếu bạn mở khóa danh sách kiểm tra, hãy đảm bảo khóa lại sau khi chỉnh sửa xong, nếu không, bạn sẽ không thể kiểm tra các mục trong Microsoft Word.
Cảm ơn bạn đã xem bài viết: Cách tạo danh sách checklist trong Microsoft Word
